Acasă > Administrare continut, Logistica, Planificare, Solutie tehnica > Cum alegi codurile de produs pentru magazinul tau?

Cum alegi codurile de produs pentru magazinul tau?

august 20th, 2009

O intrebare simpla. O decizie lasata adesea la latitudinea celui care introduce produsele sau luata la intamplare. Si totusi o decizie importanta care iti poate economisi timp si bani pe termen lung.

Cand alegi codurile de produs pe care le vei folosi in magazin e bine sa gandesti ca un lenes. Mai exact sa-ti propui sa nu introduci aceeasi informatie de doua ori si sa nu faci manual nimic care ar putea fi facut automat de catre un program.

Si acum sa vedem cum sunt folosite (sau ar trebui folosite) codurile de produs in magazinul tau si ce impact are asta asupra modului in care le definesti.

Sa spunem ca ai un magazin cu 5.000 de produse si lucrezi cu 10 furnizori, fiecare avand in oferta intre 300 si 1500 de produse. Unele produse le poti gasi la un singur furnizor in timp ce altele le poti achizitiona de la mai multi.

Ati primit listele de preturi, ati facut selectia initiala de produse si acum e timpul sa incepeti introducerea produselor. Adaugarea lor in magazin.

Orice aplicatie serioasa de comert electronic iti va cere sa introduci un cod de identificare unic pentru fiecare produs, astfel incat sa nu exista doua produse cu acelasi cod. Tu trebuie doar sa te asiguri ca nu introduci acelasi produs de doua ori, cu coduri diferite – nu rade ca se intampla cand ai mii de produse de la zeci de furnizori.

Exista doua variante de alegere a codului de produs:

  • iti creezi un cod intern
  • il folosesti pe cel al furnizorului (majoritatea au un cod propriu, desi exista si exceptii caz in care ar trebui sa te gandesti daca vrei sa lucrezi cu acel furnizor)

Fiecare metoda are avantajele si dezavantajele ei asa ca le voi trece in revista pe amandoua.

Crearea de coduri proprii

Avantaje

  • Principalul avantaj este ca poti include in cod informatii care sa faciliteze identificarea imediata a caracteristicilor speciale ale produsului: ex. daca este fragil, daca e vorba de un produs digital sau de unul care necesita transport special si/sau instalare, din ce categorie face parte produsul etc. Un avantaj destul de relativ, pentru ca acest tip de informatii se poate schimba in timp – ce faci daca maine vrei sa stii si ce produse sun t fragile – schimbi toate codurile de produs?

Dezavantaje

  • Trebuie sa creezi un sistem de codare si sa aloci un cod fiecarui produs pe care il pui in magazin
  • Crearea tabelei de alias-uri (legaturi dintre codurile tale de produs si cele ale furnizorului) poate consuma mult timp pentru ca trebuie introdus fiecare cod al tau alaturi de fiecare cod al furnizorului, unul cate unul

Folosirea codurilor furnizorilor

Avantaje

  • Nu trebuie sa creezi un cod pentru fiecare produs. Il folosesti pe cel al furnizorului
  • Crearea tabelei de alias-uri e mult mai simpla. Sunt aceleasi, deci poti da copy/paste.

Dezavantaje

  • Daca ai doi furnizori care folosesc acelasi cod pentru produse diferite atunci trebuie sa creezi un cod special pentru acele produse.

Metoda pe care o recomand

Un mix intre cele doua variante, dupa cum urmeaza

  1. Sorteaza furnizorii dupa numarul de produse pe care il au (sau pe care ai decis sa le introduci in magazin, daca nu introduci toate produsele)
  2. Introdu produsele de la primul furnizor din lista, folosind codul de produs al furnizorului
  3. Creeaza tabela de aliasuri pentru acest furnizor. E simplu. Doar dai copy paste la intreaga coloana de coduri. Indiferent ca ai 100 sau 100.000 iti va lua doar cateva secunde
  4. Ia lista de produse ale urmatorului furnizor si incepe introducerea lor. Aici te poti intalni cu doua probleme:
    1. ai un produs deja introdus in magazin, caz in care trebuie sa identifici codul deja folosit in magazin si sa marchezi produsul respectiv in lista, pentru mai tarziu
    2. ai un produs neintrodus inca, insa codul acestuia e identic cu al altui produs deja introdus in magazin. In acest caz alege un prefix pe care il vei adauga la codurile respectivului furnizor oricand intalnesti o astfel de situatie
      Nota: daca duplicarea de cod este frecventa (doi furnizori care intamplator folosesc acelasi sistem de codare, pentru produse complet diferite, ar trebui sa iei in calcul adaugarea unui prefix pentru toate produsele unuia dintre cei doi furnizori. Cel care are cele mai putine produse. Nu e o problema daca doi furnizori folosesc coduri identice pentru produse identice.
  5. Creeaza tabela de aliasuri pentru furnizor. Daca folosesti un tabel tip Excel poti crea o formula care sa copieze automat codul original cu excepti acazului in care nu ai introdus deja un alt cod (situatia  de la pasul 4.1)
  6. Repeta pasii 3-5 pana cand termini de introdus produsele.
  7. Creeaza un document in care sa precizezi eventuale prefixe folosite si modul de folosire ale acestora. Este bine sa treci acolo si probleme legate de tabelele primite de la furnizori gen coduri duplicat, produse fara cod etc.

Important: daca ai mai multe magazine pastreaza coduri unice la nivelul intregii afaceri. Adica nu folosi acelasi cod de produs in doua magazine decat daca e vorba de acelasi produs.

Ce e tabela de aliasuri si de ce este importanta

Tocmai ai primit o comanda. O deschizi si vezi ca au fost comandate 3 produse.

Varianta trista: incepi sa cauti in diverse tabele si oferte ca sa vezi ce furnizor are acele produse, apoi pui mana pe telefon sau intri pe Yahoo Messenger ca sa vezi daca le au pe stoc, apoi le comanzi. Cand vine urmatoarea comanda cineva de la depozit introduce in sistem produsele primite si apoi incepe sa verifice ce comenzi pot fi onorate si ce comenzi mai au de asteptat.

Varianta tragica: ai mai primit inca 30 de comenzi pentru a caror onorare comanzi produse de la 5 furnizori. Trebuie sa parcurgi de 30 de ori procedura de mai sus, iar colegul tau care s-a ocupat de alte 10 comenzi tocmai s-a imbolnavit si trebuie sa te ocupi si de acelea.

Tabela de aliasuri it vine in ajutor intr-o astfel de situatie permitand automatizarea proceselor si afisarea informatiilor relevante pentru tine la fiecare moment al gestionarii unei comenzi.

Cum arata o astfel de tabela? In general contine 3 campuri:

  • CodMagazin– codul de produs folosit in magazinul tau pentru produsul X
  • IdFurnizor – un id unic pentru fiecare furnizor
  • CodFurnizor – codul de produs folosit de respectivul furnizor pentru produsul X

Daca ai un produs de la mai multi furnizori vei introduce cate o inregistrare pentru fiecare produs.

Astfel sistemul va sti ca produsul ‘Televizor LCD 102cm LG’, care are codul ABC123 in magazin se regaseste in oferta furnizorului X cu codul ABC123 si in oferta furnizorului Y codul ABC456.

Mai mult decat atat. In baza acestui sistem de alias-uri se pot automatiza actualizarile de pret si stoc pentru ca atunci cand programul citeste un rand din tabelul de preturi al furnizorului Y si gaseste codul ABC456 va sti sa salveze informatiile de pret si stoc asociate in tabel la produsul ABC123 din magazin.

Si va sti sa afiseze aceste informatii atunci cand ai nevoie de ele. Sa vedem cum ar arata magazinul tau daca ai o tabela de aliasuri si o folosesti pentru a tine la zi informatiile despre pret si stoc.

Varianta ideala: Te uiti la o comanda si sistemul iti arata deja ce furnizori ofera fiecare produs, care este costul la care il poti achizitiona si disponibilitatea pe stoc. Dai click pe oferta care iti convine si furnizorul primeste automat prin email solicitarea ta de rezervare a produsului.

Furnizorul poate da click pe un link din email ca sa-ti confirme rezervarea, moment in care produsul este trecut automat pe lista de produse care va veni de la acel furnizor cu urmatorul transport si este rezervat in mod specific pentru comanda ta. Sau poate da click sa anunte ca nu mai are produsul disponibil, moment in care primesti o notificare si il poti solicita de la alt furnizor sau poti anunta clientul ca nu ii poti trimite produsul.

Cand produsele sosesc la depozit operatorul verifica lista din computer, generata de sistem, cu factura care insoteste produsele primite si daca totul este OK inregistreaza cu cateva clickuri intregul transport. Imediat dupa aceea sistemul aloca produsele la fiecare comanda, in ordinea primitii lor, iar tu – sau persoana responsabila pentru expeditii, primiti automat un mesaj care anunta ca se poate expedia comanda.

Lista de procese care se pot automatiza poate continua si la final economiile de timp si bani sunt majore. Cu conditia ca o decizie banala cum ar fi stabilirea unor reguli privind definirea si introducerea codului de produs sa fie luata in cunostinta de cauza.

Si desigur cu conditia ca sistemul folosit sa permita aceste automatizari. Un motiv in plus sa nu cumperi calul inainte de sti ce caruta vei trage.

Popular: 3%

Administrare continut, Logistica, Planificare, Solutie tehnica , ,



Vrei sa primesti informatii doar pentru abonati si notificari atunci cand public un nou articol? Aboneaza-te



* = camp obligatoriu

powered by MailChimp!
  1. radu
    radu
    septembrie 22nd, 2009 la 23:39 | #1

    Alegerea codurilor de produs e un aspect bine subliniat si foarte important de care te lovesti cand incepi sa vinzi volume mari. Desi foarte bine documentat articolul, sunt cateva aspecte care trebuie tinut cont daca se intentioneaza dezvoltarea unei game de produse sau promovarea unei game de produse cu costuri minime.
    1. Utilizarea sau alinierea la codul de bune practici ale EAN/GS1 International – nu are rost sa reinventam roata sau sa ne impotrivim.
    2. Utilizarea de coduri numerice e indicata deoarece usureaza translatarea in coduri de bare ( 1-D ) sau simbologiile compuse ( 2-D )
    3. Alternative bune la codurile unice pot fi considerate :
    Pentru o companie, cel mai la indemana cod este codul unic de identificare ( codul fiscal ).
    Pentru un produs, cel mai la indemana cod este ( daca exista ) codul de bare
    Pentru codificarea interna a produsului, ideal este extragerea numerelor produsului din codul de bare
    3. Avand in vedere structura codurilor de bare EAN 13, utilizand coduri de bara corect structurate, se pot promova foarte usor si cu costuri reduse familii de produse. Ex. codul 5948488200213 este produs in Romania si se compune din : 594 = codul international al Romaniei in sisteul EAN / GS1 ; 8488 = codul producatorului in catalogul EAN Romania ; 20021 = codul produsului in nomenclatorul producatorului Roman si 3 = cifra de control calculata dupa un algoritm.
    Produsul in cauza poate fi codificat 5948488200213 sau 20021 sau cu codul folosit de furnizorul articlului in magazin. Avantajul folosirii codului EAN drept cod de produs se vede in cazul aprovizionarii simultane a acestui produs de la mai multi furnizori in acelasi timp. Indiferent de sursa de aprovizionare, codul de bare e unic si alocat de producator.
    La codificarea unei familii de produse in sistemul EAN, pentru cifrele alocate produsului pot fi considerate astfel: primele 2 cifre pentru tipului de produs si restul de 3 aferente produsului. Astfel orice cupon continand primele 2 cifre „20” va avea ca beneficiar toate produsele cu cod de produs 20xxx sau EAN 594848820xxxK (K e cifra de control calculata dupa algoritm.

  2. George
    George
    septembrie 27th, 2009 la 19:58 | #2

    Amandoi aveti dreptate si intr-un fel amandoi gresiti.

    EAN-urile sunt utile sa le folosesti pentru identificarea produselor produse de altii sau in cazul in care tu esti la randul tau producator. Daca esti retailer sau in cazul de fata magazin online EAN-ul este insuficient. Sa dau un mic exemplu, sa presupunem ca avem un magazin care comercializeaza un produs iar acel produs vine impachetat in diverse forme. Cel mai la indemana exemplu este cel cu o sticla de Cola de 2l care o poti cumpara la bucata sau la bax. Uneori mai apare cate o promotie activa pentru o anumita sticla de cola cu o anumita eticheta in care cumperi doua la pret mai mic decat era suma celor doua produse. In toate exemplele de mai sus EAN-ul nu se schimba dar retailerul trebuie sa tina cont ca vanzarea s-a facut diferit de la caz la caz. Astfel apare SKU (stock keeping unit) care asociat cu EAN-ul determina explicit produsul si forma de vanzare a lui.

    Revenind la problema prezentata in articolul de fata de fapt este o falsa problema pentru ca o astfel de alocare SKU + EAN + cod furnizor cade in sarcina ERP-ului nu a magazinului online. Iar daca nu ai o aplicatie de gestiune care sa controleze aceste informatii atunci ai plecat deja intr-o directie gresita (e ca si cum ti-ai cumpara masina dar nu ai inca sosea pe care sa o conduci).

    Revenind la EAN, desi util nu prea este folosit pentru ca EAN-ul are mai mult legatura cu specificatiile produsului pe care il vinzi, specificatii care in marea majoritatea a cazurilor lipsesc cu desavarsire din aplicatia care le gestioneaza (eg. ERP) iar retail-ul in afara de cateva linii care apar pe eticheta (si/sau in catalogul lunar tiparit) nu prea sunt interesati sa le pastreze. In cazul magazinelor online lucrurile se schimba pentru ca aceste informatii influenteaza direct decizia de cumparare (comparatie de specificatii intre produse si nu numai).

    In concluzie intr-un magazin online nu generezi coduri unice de produs ci le genereaza ERP-ul (de aceea este indicat sa ai unul inainte de a avea un magazin online) iar legatura cu site-ul se face prin SKU pentru informatiile de inventar (stoc, pret, taxe etc) si prin EAN pentru informatiile de marketing (descriere, specificatii tehnice, poze, manuale etc).

    O singura precizare ar mai fi faptul ca poti sa folosesti structura EAN pentru generarea SKU-urilor (din motivele deja enuntate de Radu) dar acele coduri vor fi valabile doar in organizatia ta.

  3. septembrie 27th, 2009 la 20:48 | #3

    Observatiile sunt corecte dar trebuie tinut cont si de context. Articolul se adreseaza intreprinzatorilor care vor sa vanda online, nu firmelor mari care deja fac retail.

    Asta exclude din start ERP-uri sofisticate si experienta retail-ului clasic. Dar nu exclude un magazin online care sa aiba integrat propriul ERP specializat pentru magazinul online.

    Referitor la codurile de produs din magazin – din experienta mea, atunci cand incepi sa vinzi online nu ai inca produsele in depozit.

    Mai ales daca lucrezi cu mai multi furnizori si ai mii de produse ai nevoie de o armata de oameni ca sa le introduci descrierile in magazin.

    Acesti oameni nu au in mana produsele ci se bazeaza pe liste primite de la furnizor. Codul de bare este ideal ca si cod de produs – usureaza procesarea intrarilor si iesirilor prin scanarea produselor – insa daca furnizorul nu a folosit acest cod in listele sale e dificil (nerentabil) sa il afli, asa ca e mai usor sa folosesti codul intern dat de furnizor.

    Da, poti sa lasi programul sa genereze el coduri insa personal consider ca programul trebuie doar sa te impiedice sa introduci un cod duplicat insa altfel sa te lase sa introduci tu ce cod vrei. Asta scuteste timpul suplimentar necesar pentru a face matching-ul intre codul tau intern si cel al furnizorului.

    Dupa cum spuneam, ideal este codul de bare de pe produs, insa in absenta sa este de preferat sa folosesti codul furnizorului decat sa generezi unul aleator.

    SKU-ul este util in retailul clasic dar nu mi se pare neaparat necesar in cel online pentru ca poate fi inlocuit cu succes prin reguli de generare a preturilor atunci cand se pune in cos o combinatie predefinita de produse.

    Ca o concluzie – multumesc pentru comentarii pentru ca, asa cum spun englezii – there is more than one way to skin a cat. Cu cat sunt expuse mai multe puncte de vedere cu atat cei care citesc acest material au mai multe sanse sa aleaga sistemul potrivit pentru ei.

  4. radu
    radu
    septembrie 28th, 2009 la 13:32 | #4

    Afacerea online difera de offline insa mult know-how e transferabil. De exemplu cea mai buna fuziune online – offline este Tesco. Actualmente face 10% din vanzari pe online. Imens ! Modelul de business online a preluat principiile din offline si e aliniat cu ERP-ul. TOATE informatiile de mai sus sunt SIMULTAN valabile, insa presupunand ca un online-er isi doreste sa creasca si sa ajunga la a avea nevoie de integrare cu un viitor ERP sau un WMS ( Warehouse Management System ), am sugerat o dezvoltare in care principiile sunt stabilite din start corect din start. Evitarea existentei dublurilor de SKU sau EAN in sistem ( am vazut o situatie de acest fel la produse ale unor multinationale FMCG in Romania ) sau implementarea validarii EAN la listare ( cifrei de control ) pentru a avea informatii corecte in sistem sunt aspecte foarte importante dar pot fi trecute la „rafinamente” atata vreme cat volumele sunt mici. Totusi, daca volumele cresc, costul corectarii acestor erori de conceptie devine foarte mare. Indirect, greveaza procese si genereaza costuri in crestere. Sugestia lui Mihai de a fi pregatit sa lucrezi simultan cu oricare din codurile : furnizorului, EAN sau codurile proprii de articol ( SKU ) e „whishfulll thinking” dar nu obligatorie. Fiecare isi poate alege varianta cea mai rapida si sigura pentru volumul lui de marfa. De retinut e ca la volume mari, TOTUL se schimba.
    George a atins un cazul in care se vinde simultan la bucata si Multi-Pack. In acesta situatie, bax-ul are si el cod EAN dar corespunde la 6 bucati, deci la vanzarea bax-ului stocul scade cu 6. Particular, Coca Cola are EAN diferit pe manerul de bax pentru acest motiv ( e si mai productiv la casiera ).

    PS. Corectie : La familiile de produse de foloseste o codificare pentru primele 3 cifre nu primele 2 cum gresit am mentionat anterior.

  1. Nici un trackbacks momentan.